相手に配慮した「謝罪の言葉」を入れた2文以上の文書で返信するルールでお願いします。
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NG例）
「すみません」
「かしこまりました」
「気をつけます」
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などの一言で誠意のない謝罪は、「そんな軽い謝罪なのか」とクライアントの怒りを膨らませることにもなってしまうのでNGです。
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良い例）
お世話になっております。
ご迷惑をおかけしており大変申し訳ございません。
深くお詫び申し上げます。今後、細心の注意を払い、再発防止にも取り組んでまいります。
まずは、問題の解決にすぐに取り組んでまいります。追ってご報告させていただきます。
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まずは、すぐ（90分以内）に謝罪の返信をする。具体的な解決策を考えてからの返信で時間がかかってしまうと、より不満を大きくさせてしまうことにもなってしまいます。
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例）ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。すぐに解決策を考案しご連絡させていただきます。
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具体的な解決策を共有するのに時間がかかってしまう場合には、時間がかかることを事前に報告しましょう。（2時間以内）
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例）ご迷惑をおかけしている中で恐縮ではございますが、解決策の考案に時間がかかっておりまして、もう少しお時間いただけますと幸いです。本日中に改めて状況の報告をさせていただきます。
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