新規・代替発注先 選定・確認フロー

チリョーマから新しい会社に発注を行うケースのルールを記載します。

通常の発注先（A社）が「納期回答不可」「予算超過」となった場合に、以下のステップを踏んでください。

ステップ1：切り替え理由の明確化

まず、なぜ通常のルートを使わないのかを客観的な事実として記録します。

• 納期の証明： 既定ベンダーからの「対応不可」というメールやチャットの履歴を保存する。
• 価格の比較： 既定ベンダーの見積額と、新規候補の見積額を並べて比較表を作る。
  

ステップ2：新規候補先の「簡易デューデリジェンス（適格性確認）」

初めての会社に依頼する場合、最低限以下の2点は確認が必要です。

1. 実在性の確認： ホームページがあるか、住所が架空でないか。
2. 反社会的勢力の排除： 登記や公知情報による簡易チェック（社内規定に準ずる）。

また、担当者の対応品質が問題ないか等は随時確認する必要がございます。

ステップ3：相見積もりの取得（原則2社以上）

既定ベンダーがダメな場合、残りの候補から「最も条件が良い1社」を勝手に決めず、可能な限り新規候補2社以上から相見積もりを取ります。

• ※ただし、超特急で時間がない場合は「1社のみ」の理由を明確に記載して上長承認を得ます。
  

ステップ4：承認ルート

見積もり提出の2週間前までに、代表の島田宛と上長宛にSlackで連絡を行います。
下記の内容を入れてください。

• 記載項目：
  1. 既定ベンダーが対応できなかった理由（納期・価格など）
  2. 新規候補を選定した理由（最も安かった、納期が間に合った、過去の実績など）
  3. 価格の妥当性（相見積もりの結果）

ステップ5：決裁ルート

決済の2週間前までに、代表の島田宛と上長宛にSlackで連絡を行います。
下記の内容を入れてください。

• 記載項目：
  1. 金額
  2. 決済方法
  3. 期日

ステップ6：事後評価（フィードバック）

納品後、または配布完了後、その業者が「継続して使う価値があるか」をメモしておきます。

• 例
  • 印刷の質は問題なかったか。
  • ポスティングのクレームは入らなかったか。
• 目的
  • 次回、同じような緊急事態が起きた際に、今回の業者を「準・既定ベンダー」としてスムーズに使えるようにするため。